珠海市律师协会财务报销制度及报销流程(试行)
珠海律师网 2019-06-26

珠海市律师协会财务报销制度及报销流程(试行)

2019年4月12日珠海市律师协会七届九次理事会会议通过)

 

第一章 总则

第一 为加强内部管理,规范财务报销行为,合理控制费用支出,制定本制度。

第二条 本制度根据相关的财务制度及实际情况,将财 务报销分为日常费用、活动经费及专项工作经费支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

 

第二章 日常费用、活动经费、专项工作经费

使用和报销要求及流程

第三条  日常费用主要包括差旅费、交通费、接待费、会议及培训费等。活动经费指协会及委员会举办的大型活动使用的经费。专项工作经费指协会就某一个专项工作开展活动设立的经费。在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

第四条  日常费用、活动经费及专项工作经费使用规定:申请委员会/申请人填报活动经费请示(填表前,应先与相关秘书处领导或会领导沟通征求意见)→分管秘书初审→由副秘书长/秘书长审核→分管副会长及会长审核签批。

经费请示(含经费预算)的书写基本要求:必须列明申请款项的内容、参加人数、按照会议或培训费管理办法的综合定额标准计算的预算申请金额、付款方式(原则上以支票或转账方式付款,特殊情况经审批后方可使用现金;转账的,必须注明分几张支票或者分几笔汇款,汇款的必须附上收款单位的银行资料)。

如通过第三方承办会务的,必须签订协议或合同,由相关负责人审核、签名。

第五条  费用报销的一般规定

(一)报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人签名,除发票外,还需要提供有关佐证材料,如购物清单、签到表、有收款单位盖章的费用清单等。

(二)填写费用报销单应注意:根据费用性质填写对应单据,如《费用/支出报销单》;严格按单据要求项目认真填写,注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用用途的内容或事由。

(三)报销 5000 元以上现金的需提前两天通知财务,以便备款。

第六条  费用报销的一般审批流程:报销人对提供的票据抬头、项目、金额,真伪等进行初审、整理、粘贴后填写对应的《费用/支出报销单》并附经批准的申请方案或批示文件填报销单→分管秘书初审→副秘书长/秘书长审核→呈分管副会长、分管财务副会长及会长审核签批。

第七条 差旅费报销要求及流程

(一)城市间交通费、住宿费、餐费、市内交通费的费用标准: 按照《珠海市律师协会差旅费管理办法》执行。

(二)费用标准的补充说明

1.住宿费报销时必须提供住宿发票,实际发生额未达到住宿标准金额,不予补偿;超出住宿标准部分由报销人自行承担。实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准。

2.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

(三)报销流程

1.出差申请:出差人员先填写《出差审批单》,详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等,出差审批表由分管副秘书长/秘书长或分管副会长、分管财务副会长及会长批准。

2.借支差旅费:出差人员将审批后的《出差审批单》交财务部,按借款管理规定办理借款手续,出纳按规定支付所借款项。

3.返回报销:出差人员应在回单位后十个工作日内办理报销事宜,根据差旅费用标准填写《支出报销单》,分管秘书初审,副秘书长/秘书长审核,分管副会长、分管财务副会长审批签批;原则上前款未清者不予办理新的借支。

第八条  接待费、会议及培训费等其他报销要求及流程

(一)费用标准

1.接待费:按照《珠海市律师协会接待费管理办法》执行,所有接待必须填写《接待审批单》(详见附件 3),经审批后方可安排接待;接待活动结束后,应当如实填写接待清单,并由相关负责人审签。接待清单包括接待对象的单位、姓名、职务和公务活动项目、时间、场所、费用等内容。

2.会议及培训费:按照《珠海市律师协会会议(培训)费管理办法》执行。市律协举办各类会议及培训实行综合定额标准,分项核定、总额控制。综合定额标准是制定开支的上限,各项费用可以调剂使用,在综合定额控制内据实报销。

(二)报销流程

1.接待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

2.会议及培训费由经办人根据审批程序及报销程序办理报销手续。

3.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

 

第三章  借款有关规定及借款流程

第九条  借款有关规定

(一)出差借款:出差人员凭审批后的《出差审批单》

(见附件 1)按批准额度办理借款,出差返回十个工作日内办理报销还款手续。

(二)其他临时借款,如讲课费、记者劳务费等,借款人员应及时报账,其他借款原则上不允许跨月借支。

(三)各项现金借款金额超过 5000 元应提前两天通知财务备款。

(四)借款销账规定:借款销账时应以借款申请单为依据,据实报销,超出申请表范围使用的,须经分管副会长、分管财务副会长及会长批准,否则财务人员有权拒绝销账。

(五)借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

第十条   借款流程

(一)借款人按规定填写《借款单》(见附件 2),注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)、转账或现金。

(二)审批流程:借款人借款必须填写《借款单》→委员会主任签字→分管秘书审核签字→由借款人呈秘书长签批→出纳付款签字。

(三)出纳付现金:借款人借现金的可凭审批后的《借款单》到财务部出纳处办理领款手续。

 

第四章 审批权限

第十一条  开支报销实行分级审批报销制度。

(一)市律协委员会预算内的所有活动方案和经费预算必须 经过分管会领导审批,监事会预算内的活动方案和经费预算 由监事长审批,除此之外,已列入理事会审议通过的年度财务预算内支出项目的按照分级审批原则履行相关手续:

1000元及以下的,事前报秘书长或分管会领导及分管财务审批,费用报销时由分管秘书审核并报秘书长或分管会领导同意。

1000元以上3000元及以下的,事前报秘书长、分管会领导审批,费用报销时由分管秘书初核、秘书长审核并报分管会副会长及分管财务副会长同意。

3000元以上的,事前须报秘书长、分管会领导、会长审批,费用报销时由分管秘书初核、秘书长审核并报分管会副会长、分管财务副会长及会长同意。

(二)实际工作中如果需要执行计划外的任务并发生必要的费用(即预算外支出),应按以下不同情形进行审批:

5万元及以下的,事前须经会长办公会审议通过,并以会议纪要形式立项,费用报销由分管秘书初核、秘书长审核并报分管会副会长、分管财务副会长及会长同意。

5万元以上 30 万元及以下的,事前须经理事会审议通过,并以会议纪要形式立项,费用报销由分管秘书初核、秘书长审核并报分管会副会长、分管财务副会长及会长同意。

30万元以上的,事前须经律师代表大会审议通过,费用报销由分管秘书初核、秘书长审核并报分管会副会长、分管财务副会长及会长同意。

 

第五章 附则

第十二条  本制度由理事会制定并负责解释。

第十三  本制度自理事会通过之日起施行。

 

 

 

附件: 1.《出差审批单》

2.《借款单》

3.《接待审批单》


附件1

珠海市律师协会出差审批单


 

出差人

 

出差部门

 

出差地点

 

接洽单位

 

 

 

时间

日起

 

 

备注

 

日止

 

 

 

 

 

出差

事由

 

交通工具

(单位派 车、公共交通工具、自驾车)

 

 

 

 

领导

审批

 

 

同意出差。

 

 

 

 

 

 

 签名:

 日期:

 


 

 

 

 

附件2

借款单


   

工作部门

 

借款人姓名

 

职务

 

 

 

借款金额

 

转账□

 

(大写)  拾 万 仟 佰 拾 元 角 

 

 

现金□

 

(大写)  拾 万 仟 佰 拾 元 角 

 

 

 

 

借款事由

 

 

预计还款或报销日期

 

 

收款单位

 

 

收款单位银行名称

 

 

收款单位账号

 

 

 

 

领导意见

 

 

委员会主任                 分管秘书               出纳


附件3

 

珠海市律师协会接待审批单


 

 

申请部门

 

 

经办人

 

 

类型

 

用餐( )住宿( )其他( )

 

事由

 

 

时间

 

被接待单位

 

 

人数

 

预算金额

 

 

备注

 

 

 

 

处领导批示

 

 

 

 

会领导批示

 


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